Definition #

Der PDCA-Zyklus, auch bekannt als Deming-Zyklus, PDCA-Kreislauf oder Plan-Do-Check-Act-Zyklus, ist eine bewährte Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen. Er besteht aus vier aufeinanderfolgenden Schritten, die systematisch durchlaufen werden, um die Effektivität von Aktivitäten zu steigern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Zielsetzung #

Das Hauptziel des PDCA-Zyklus besteht darin, kontinuierliche Verbesserung zu fördern, indem er systematisch und iterativ vorgeht. Die Methode zielt darauf ab, ineffiziente Prozesse zu identifizieren, mögliche Verbesserungen zu planen, diese Verbesserungen zu implementieren, die Ergebnisse zu überprüfen und den Zyklus fortzusetzen, um ständige Optimierung zu gewährleisten.

Bei der Anwendung von PDCA wird nach der Ursache eines Problems geforscht. Anstelle der Symptome oder Auswirkungen wird also die Ursache behandelt. Dieser Lösungsansatz findet am Ort des Geschehens statt und bindet vor allem die Mitarbeiter des betroffenen Prozesses ein.

Durch die kontinuierliche Anwendung von PDCA werden beispielhaft folgende Ergebnisse erzielt:

• Fokussierung auf die Kernursache
• Identifizierung und Beseitigung / Reduzierung von Verschwendung
• Ausschöpfen des Know-hows der Mitarbeiter
• Erhöhung der Mitarbeitermotivation und der Veränderungsbereitschaft

Vorgehensweise #

PDCA ist eine Optimierung in vier Phasen.

• Phase 1: P = plan
• Phase 2: D = do
• Phase 3: C = check
• Phase 4: A = act

Diese vier Begriffe stehen für einen sich ständig wiederholenden Ablauf oder Zyklus von Phasen, welche das Lösen von Problemen in einen strukturierten Prozess fassen.

PLAN – Die Ursachen des Problems finden #

In der ersten Phase des Zyklus wird das Problem oder die Störung sowie deren Auswirkungen beschrieben. Es findet ein SOLL- /-IST-Vergleich statt. Mithilfe von Techniken wie z.B. der 5W-Fragen wird die Ursache des Problems identifiziert. Als Nächstes werden Maßnahmen zur Behebung der Kernursache definiert. Diese Maßnahmen werden ausformuliert, geplant und verantwortliche Personen festgelegt. Eine ausreichende Information der betroffenen Bereiche und Akteure ist dabei eine Erfolgsvoraussetzung.

Typische Fragestellungen für die Phase „PLAN“

• Welches Potenzial (€) kann gehoben werden?
• Wie/ wo tritt das Problem auf?
• Handelt es sich hierbei tatsächlich um das Problem, oder bereits um einen Lösungsvorschlag?
• Sind die Auswirkungen des Problems (auch auf andere Bereiche) alle beschrieben?
• Handelt es sich tatsächlich bereits um die Problemursache oder ist noch eine Analysestufe notwendig?

DO – Umsetzung der definierten Maßnahmen #

In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus werden die aus der Ursachenanalyse abgeleiteten Einzelmaßnahmen, welche in der Planungsphase festgelegt worden sind, umgesetzt. Eine genaue Dokumentation aller Aktivitäten ist hierbei wichtig.

Typische Fragestellung für die Phase „DO“

• Erfolgt eine regelmäßige Kontrolle aller in der Umsetzung befindlichen Maßnahmen?
• Werden auch provisorische Hilfsmittel zur Maßnahmenabarbeitung genutzt?

CHECK – Ermittlung und Beurteilung der Ergebnisse #

Ziel der dritten Phase ist, den Erfolg der Verbesserungsmaßnahmen zu messen. Hierfür werden sowohl quantifizierbare als auch qualitative Ergebnisse erfasst und bewertet. So kann die Wirksamkeit der Maßnahmen messbar gemacht und bewertet werden.

Typische Fragestellung für die Phase „CHECK“

• Ist eine Quantifizierung der Verbesserungen erfolgt?
• Ist eine qualitative Bewertung aller Verbesserungen erfolgt?
• Ist die Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahme erfolgreich? Wenn nein sind Maßnahmenanpassungen erforderlich?

ACT – Standardisierung und weitere Verbesserungen #

In der vierten Phase des PDCA-Zyklus werden die Erfolge oder Verbesserungen der letzten Schritte festgehalten, indem zukünftige Standards definiert werden. So tragen die Maßnahmen zu einer dauerhaften Verbesserung oder Problemlösung bei. Bei weiteren potenziellen Verbesserungen wird in der ersten Phase (neuer PDCA-Zyklus) gestartet.

Typische Fragestellung für die Phase „ACT“

• Wird nach Standard gearbeitet?
• Erfolgt eine regelmäßige Kontrolle der definierten Kennzahlen im neuen Standard?

Der Nutzen von Standards

Nach jedem Durchlauf des PDCA-Zyklus muss durch den Standard sichergestellt werden, dass kein Rückfall in die alte Arbeitsweise erfolgt.  Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) wird durch regelmäßige Anwendung des PDCA-Zyklus und somit regelmäßiger Anpassung der Standards erreicht.

Vor- und Nachteile

Vorteile des PDCA-Zykluses:

1. Kontinuierliche Verbesserung: Der PDCA-Zyklus fördert kontinuierliche Verbesserung, indem er einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung und Umsetzung von Optimierungen bietet.
2. Effizienzsteigerung: Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Prozessen können Effizienz und Effektivität gesteigert werden.
3. Bessere Ergebnisse: Die iterative Natur des Zyklus ermöglicht es, Schritt für Schritt bessere Ergebnisse zu erzielen.
4. Fehlervermeidung: Der Check- und Act-Schritt ermöglichen es, frühzeitig Fehler zu erkennen und zu korrigieren.

Nachteile des PDCA-Zykluses:

1. Zeitaufwand: Der PDCA-Zyklus erfordert Zeit für die Analyse, Planung, Umsetzung und Überprüfung, was in manchen Situationen als nachteilig empfunden werden kann.
2. Komplexität: Bei komplexen Prozessen kann der Zyklus aufwendig und kompliziert werden.
3. Nicht immer anwendbar: In einigen Fällen, wie bei sehr kurzfristigen oder einmaligen Projekten, ist der PDCA-Zyklus möglicherweise nicht die effektivste Methode.

Selfconsulting Tipps #

1. Klare Zielsetzung: Definieren Sie klare Ziele, die Sie mit dem PDCA-Zyklus erreichen möchten, um den Fokus zu bewahren.
2. Detaillierte Analyse: Nehmen Sie sich Zeit, um den aktuellen Zustand gründlich zu analysieren, um die richtigen Verbesserungen zu identifizieren.
3. Kleine Schritte: Führen Sie Veränderungen in kleinen Schritten durch, um besser kontrollieren und bewerten zu können.
4. Regelmäßige Überprüfung: Planen Sie regelmäßige Überprüfungsphasen ein, um sicherzustellen, dass die angestrebten Verbesserungen erzielt werden.

Einzelnachweise #

1. Deming, W. E. (1986). Out of the Crisis. MIT Press.
2. Shewhart, W. A. (1986). Statistical method from the viewpoint of quality control. Dover Publications.
3. Harry, M. J., & Schroeder, R. (2000). Six Sigma: The Breakthrough Management Strategy Revolutionizing the World’s Top Corporations. Crown Business.