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Projektmanagement

Definition Projektmanagement #

Unter Projektmanagement versteht man das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten. Projektmanagement steuert die verschiedenen Einzelaktivitäten eines Projektes und unterstützt dabei die Erreichung der Ziele bezüglich Kosten, Zeit und Qualität.

Das magische Dreieck des Projektmanagements
Abbildung: Das magische Dreieck des Projektmanagements

Ein Projekt ist dabei per Definition der DIN ISO 69901 ein Vorhaben, das durch folgende sieben Kriterien gekennzeichnet ist:

  • Einmaligkeit des Vorhabens
  • Konkrete Zielvorgaben (Kosten, Termin: definierter Start- und Endzeitpunkt, Ressourcen)
  • Zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen
  • Interdisziplinarität der Aufgabenstellung und des Teams
  • Komplexität
  • Außergewöhnlichkeit
  • Neuartigkeit

Wenn diese Kriterien nicht erfüllt werden, handelt es sich um eine Aufgabe oder einzelne Maßnahmen, jedoch um kein Projekt.

 

Zielsetzung #

Das Hauptziel des Projektmanagements ist es, Projekte erfolgreich abzuschließen, indem sie innerhalb des geplanten Zeitrahmens, des Budgets und gemäß den definierten Qualitätsstandards realisiert werden. Weitere Ziele umfassen die Maximierung der Ressourcennutzung, die Risikominimierung, die Gewährleistung der Kundenzufriedenheit und die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen während des Projektverlaufs.

Projektmanagement Methoden #

Im Grunde unterscheidet man zwei verschiedene Herangehensweise an Projekte die klassische, schrittweise ablaufende Methoden sowie die agilen Projektmanagement Methoden.

Die klassischen Methoden beinhalten ein detailiertes Planen im Vorfeld. Die Aufgaben werden nacheinander abgearbeitet. Die gängigsten Standards  sind  hierbei PMI, IPMA / GMP, Prince 2.  Die klassischen Methoden sind gut geeignet für Projekte in denen die Aufgaben sowie die Reihenfolge im Vorfeld klar definierbar sind. Die Projektplanung ist sehr umfassend und enthält neben einer Phasen- und Meilensteinplanung, einen Projektstrukturplan, ein Netzplan sowie eine detaillierte Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung. Bei der Projektdurchführung werden dann die Planzahlen kontinuierlich mit den Istzahlen abgeglichen und der Fortschritt kontrolliert.

Agile Projektmanagment Methoden sind Scrum oder Kanban. Sie sind besonders gut geeignet für sehr dynamische Projekte, die ein flexibles Vorgehen und schnelles anpassen an verändernde Rahmenbedingungen erfordern. Bei innovativen und experimentiellen Projekten sind die agilen Projektmanagement Methoden besonders gut geeignet. Sie zeichnen sich durch eine hohe Transparenz aus. Der Projektfortschritt ist für jeden über Kanaban / Scrums Boards ersichtlich, die entweder online oder offline verfügbar sind.

Die agilen PM Methoden ermöglichen es Mitarbeitern eigenverantwortlich zu arbeiten, dies führt zu einer gesteigerten Motviation und Mitarbeiterzufriedenheit.

Vorgehensweise zur Einführung #

Die Einführung von Projektmanagement erfordert eine strukturierte Herangehensweise:

  1. Projektmanagement-Methode wählen: Wählen Sie eine geeignete Projektmanagement-Methode, wie z.B. Wasserfall, Agil oder Scrum, die am besten zu den Anforderungen des Projekts passt.
  2. Projektteam aufbauen: Stellen Sie ein qualifiziertes Team zusammen, das die erforderlichen Fähigkeiten für das Projekt besitzt.
  3. Projektziele definieren: Klare und messbare Ziele setzen, um den Projekterfolg zu bestimmen.
  4. Projektplan erstellen: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der Aufgaben, Zeitrahmen, Ressourcen und Meilensteine umfasst.
  5. Risiken identifizieren und bewerten: Identifizieren Sie mögliche Risiken und bewerten Sie deren Auswirkungen auf das Projekt. Entwickeln Sie Strategien zur Risikobewältigung.
  6. Umsetzung und Überwachung: Führen Sie das Projekt gemäß dem Plan durch und überwachen Sie den Fortschritt regelmäßig. Passen Sie den Plan bei Bedarf an.
  7. Qualitätskontrolle: Stellen Sie sicher, dass die Qualitätsstandards während des Projekts eingehalten werden.
  8. Kommunikation: Halten Sie alle Beteiligten regelmäßig über den Projektfortschritt auf dem Laufenden.
  9. Abschluss und Auswertung: Schließen Sie das Projekt ab, überprüfen Sie die Ergebnisse und ziehen Sie Lehren aus Erfolgen und Misserfolgen.

Vor- und Nachteile #

Vorteile des Projektmanagements #

  • Klare Struktur: Projektmanagement bietet eine strukturierte Herangehensweise, um komplexe Aufgaben in überschaubare Schritte zu unterteilen.
  • Effizienz: Durch die effektive Planung und Ressourcennutzung können Projekte schneller und kostengünstiger abgeschlossen werden.
  • Risikominimierung: Projektmanagement identifiziert frühzeitig potenzielle Risiken und ermöglicht deren rechtzeitige Bewältigung.
  • Qualität: Klare Qualitätsstandards und Kontrollen gewährleisten ein hohes Maß an Qualität in den Projektergebnissen.
  • Kundenzufriedenheit: Die Erfüllung der Projektziele gemäß den Anforderungen des Kunden führt zu erhöhter Kundenzufriedenheit.

Nachteile des Projektmanagements #

  • Komplexität: Projektmanagement erfordert eine sorgfältige Planung und Steuerung, was in komplexen Projekten zeitaufwändig sein kann.
  • Starre Pläne: In manchen Fällen können zu detaillierte Pläne die Anpassungsfähigkeit des Projekts einschränken.
  • Kommunikationsaufwand: Effektive Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern erfordert Zeit und Engagement.
  • Konflikte: Unterschiedliche Interessen und Meinungen innerhalb des Teams können zu Konflikten führen.

Projektmanagement Software #

Zur Planung sehr komplexer und großer Projekte, die klassisch und nicht agil geplant werden, eignet sich MS-Project.

Für die agile Steuerung von Projekten bietet crossgo ein Kanban Board an, das in der Plattform integriert ist. Der Status ist für jeden Beteiligten transparent und die Aufgaben können den entsprechenden Verantwortlichen zugewiesen werden.

So wird die Projektdurchführung und das Projektcontrolling durch crossgo einfach und transparent.  Die Chatfunktion und das übersichtliche Dashboard verbessert die Kommunikation und erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

TME Board

 

Selfconsulting Tipps #

  1. Klare Zielsetzung: Definieren Sie klare und messbare Ziele, um den Projekterfolg zu bestimmen.
  2. Geeignete Methode wählen: Wählen Sie die richtige Projektmanagement-Methode, die zu den Anforderungen des Projekts passt.
  3. Kommunikation pflegen: Sorgen Sie für eine offene und effektive Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern.
  4. Risikomanagement beachten: Identifizieren Sie frühzeitig potenzielle Risiken und entwickeln Sie Strategien zur Bewältigung.
  5. Teamengagement fördern: Bauen Sie ein engagiertes und kompetentes Team auf und fördern Sie eine positive Teamdynamik.
  6. Flexibilität bewahren: Behalten Sie eine gewisse Flexibilität, um auf unerwartete Änderungen oder Herausforderungen zu reagieren.