Kaizen – Der kontinuierliche Verbesserungsprozess #

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (Abkürzung: KVP, japanisch: Kaizen) ist eine Geisteshaltung des Lean Managements, und dient zur kontinuierlichen und konsequenten Verbesserung in kleinen Schritten unter Einbeziehung aller Mitarbeiter. KVP ist gleich zu setzten mit dem japanischen Wort Kaizen, das sich aus den Worten kai „Veränderung“ und zen „zum Besseren“ zusammen setzt.

KVP ist eine innere Einstellung von einzelnen Mitarbeitern und ganzen Belegschaften, die mit andauernden Verbesserungen in kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens weiter ausbauen wollen. Umgesetzt wird die innere KVP Einstellung der Mitarbeiter Mithilfe von KVP Techniken. KVP ist jedoch zuerst eine persönliche Einstellung und erst im zweiten Schritt eine konkrete Vorgehensweise bzw. spezielle Technik.

Der Grundgedanke des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses liegt darin, jede Form der Verschwendung systematisch aufzuspüren und zu beseitigen. Das heißt, dass jede Aktivität entlang der gesamten Wertschöpfungskette tatsächlich zur Wertschöpfung beitragen muss und unnötige Abläufe, die keine Werte schaffen, abgestellt werden. Auf diese Weise wird die Produktivität gesteigert und die Durchlaufzeiten verringert. Die erzielten Verbesserungen werden als Standard festgeschrieben, um das Erreichte abzusichern und möglichst auf andere Anwendungsbereiche zu übertragen. Die Verbesserungen werden systematisch nach dem PDCA Kreislauf (planen, durchführen, checken, anpassen) umgesetzt.

Kaizen als Bestandteil des Qualitätsmanagements #

Verbesserungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements und wichtiger Teil der DIN ISO 9001 Zertifizierung. Jedoch steht hier meist das zentrale Sammeln von Verbesserungsvorschlägen und Ideen im Fokus. Häufig wird die Abgabe von Verbesserungsvorschlägen mit einer Prämienzahlung belohnt, um die Mitarbeiter zu motivieren, sich aktiv an der Verbesserung des Unternehmens zu beteiligen. Diese Form des Veränderungsmanagement trägt sicherlich dazu bei, Verbesserungen umzusetzen. Jedoch handelt es sich hierbei um eine extrinsische Motivation. Ein gelebter kontinuierliche Verbesserungsprozess steigert die intrinsische Motivation der Mitarbeiter.

Das in einem Qulitätsmanagementhandbuch dokumentiert wird, wie und wann Verbesserungsvorschläge abgegeben und umgesetzt werden, hat noch lange nicht zur Folge, dass jeder im Unternehmen vom Produktionsmitarbeiter bis hin zur Geschäftsführung Verbesserungen im Alltag konsequent umsetzen und die KVP Philosophie wirklich leben.

Vorgehensweise KVP / Kaizen einführen #

1. KVP Team festlegen

Ein KVP-Team kann Teil einer Abteilung sein z. B. Logistik, Produktion, Verwaltung, Vertrieb etc. oder abteilungsübergreifend angelegt sein.

2. KVP / Kaizen Grundlagenwissen lernen

3. Suchen Sie gemeinsam einen Raum für den KVP Punkt

Ein idealer Raum für einen KVP-Punkt sollte nicht abseits oder in einem uneinsichtigen Bereich liegen, gut ausgeleuchtet und einladend wirken. Es muss ausreichend Platz für das für das KVP-Board und die Teilnehmer vorhanden sein (mind. 4 qm). Die Umgebungsgeräusche sollten mindestens zur KVP-Runde abgestellt werden können.

4. Installieren Sie das KVP Board

Richten Sie ein KVP Board ein, um den Bearbeitungsstand der Verbesserungen zu visualisieren und systematisch abarbeiten zu können. Ein Beispiel für die Einrichtung eines KVP Board ist in der nachfolgenden Abbildung zu sehen. Verbesserungen werden auf KVP Karten dokumentiert und nach einem definierten Schema abgearbeitet (Kanban). Es ist sinnvoll Informationen, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess betreffen, wie z.B. das KVP Team, Regeln der KVP Runde etc. für jeden zugänglich am KVP Board bereit zu stellen. Verwenden Sie KVP Karten, um die Themen und Maßnahmen zu dokumentieren und systematisch nachverfolgen zu können. Statten Sie den KVP Punkt mit ausreichend Stiften aus.

5. Legen Sie einen wöchentlichen Termin für die KVP Runde fest

6. Wählen Sie eine Person, die gut moderieren und kommunizieren kann, als Moderator für die KVP Runden aus

Es muss sich hier nicht zwangsläufig um die Führungskraft handeln. Die Aufgabe des Moderators ist es, dass die KVP Runden effizient und strukturiert ablaufen und formale Vorgaben umgesetzt werden. Des Weiteren soll der Moderator die Gruppe im Gespräch unterstützen, für Klarheit sorgen und bei der Findung von praxisorientierten Lösungen helfen.

7. Führen Sie die KVP Runden regelmäßig durch

Zur Einführung von KVP werden sicherlich viele Vorschläge zur Verbesserung aus dem Team kommen. Doch wie ist es, wenn der erste Verbesserungsstau beseitig ist? Eins ist klar, die Arbeit kann immer weiter erleichtert und verbessert werden. Oftmals hat man sich an manche Umwege schon so gewöhnt, dass man sie nicht mehr als Verbesserungspotenzial wahrnimmt. Ein anderer Blickwinkel von Kollegen oder im Team kann dabei sehr helfen.

Mitarbeitermotivation durch Kaizen #

KVP Runden ermöglichen es der Belegschaft Ideen und Verbesserungsvorschläge ohne großen Aufwand zu adressieren. Verbesserungspotenziale, die man selbst identifiziert, möchte man dann auch nachhaltig umsetzen. KVP Runden schaffen zum einen die Rahmenbedingungen, um  Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben sich zu äußern. Zum anderen bekommen die Mitarbeiter die Freiheit, eigenverantwortlich zu handeln. Die schnelle Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen und die damit verbundenen Erleichterungen im Arbeitsalltag und Erfolgserlebnisse führen zu einer intrinsischen Motivation.

Kaizen Erfolgsfaktoren #

Wichtig ist eine offene Kommunikationskultur innerhalb der Arbeitsteams, um mit KVP erfolgreich zu sein. Auch eine realistische Herangehensweise an die KVP Techniken ist von Vorteil. Hier ist es vor allem wichtig zu verstehen, welche Themen über einen KVP Prozess schnell umgesetzt werden können und welche Themen nicht mit KVP Techniken gelöst werden können (z.B. Gehaltsfragen, Urlaubsanspruch usw.). Es geht also nicht um das große Ganze, sondern darum die offensichtlichen kleinen Macken im Arbeitsprozess sofort abzustellen. KVP wird in einem Unternehmen dann erfolgreich sein, wenn alle Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum lernen Verbesserungen schnell im eigenen Arbeitsbereich umzusetzen und Vorgesetzte diesen Prozess aktiv fördern.