Definition 5S Methode #

5S ist eine Methode des Lean Managements, um komplette Arbeitssysteme (Verbund von einzelnen Arbeitsplätzen) und Abläufe systematisch zu verbessern. 5S als Arbeitsplatzorganisation, ist ein Stufenmodell zur Umsetzung von übersichtlichen, sicheren, standardisierten und ordentlichen Arbeitsplätzen in der Logistik, Produktion oder der Verwaltung.

Die 5S Methode beinhaltet das gemeinsame Festlegen von Standards und Regeln aller Beteiligten.  Dies fördert die Mitverantwortung und die Selbstdisziplin der Mitarbeiter. 5S wurde in Japan entwickelt, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, indem Verschwendungen eliminiert und Ordnung und Sauberkeit hergestellt  werden.

Zielsetzung der 5S Methode #

Die Zielsetzung der 5S Methode ist ein sauberes, gesundes, angenehmes und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Verschwendungen z. B. das Suchen nach Werkzeugen oder Dokumenten sollen aufgedeckt und beseitigt werden. Dadurch kann die Arbeitseffizienz deutlich gesteigert werden und es kann mit weniger Aufwand mehr erreicht werden. Die Einführung der 5S Methode minimiert Qualitätsrisiken und Arbeitsunfälle.

Nutzen der 5S Methode #

Der Nutzen der 5S Methode für Mitarbeiter:

• Sicherer, ergonomischer und sauberer Arbeitsplatz
• Alles befindet sich auf seinem definierten Platz, somit entstehen keine Suchaufwände
• Schnelle und kurze Wege
• Schnelles Zurechtfinden an neuen Arbeitsplätzen

Der Nutzen der 5S Methode für Unternehmen:

• Kürzere Rüstzeiten
• Kürzere Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter
• Vermeidung von Verschwendung
• Weniger Arbeitsunfälle
• Höhere Produktivität
• Kürzere Durchlaufzeit

Die 5S Methode – Vorgehensweise #

Die fünf Schritte der 5S Methode sind ein Kreislauf, der sich im Idealfall ständig wiederholt.

1. Sortiere aus – Unnötiges entfernen und Platz für wichtige Arbeitsmittel schaffen.
2. Sichtbare Ordnung – ein übersichtlicher Arbeitsplatz mit sinnvoller Anordnung und Beschriftung.
3. Sauber halten – Ursachen von Verschmutzung beseitigen und unnötiges Aufräumen vermeiden.
4. Standards schaffen – Ordnung & Sauberkeit werden durch Regeln zum Normalzustand
5. Selbstdisziplin leben – Regeln einhalten und weiter verbessern

Teilweise wird auch von der 5A Methode gesprochen

1. Aussortieren
2. Aufräumen
3. Arbeitsplatz säubern
4. Anordnungen zum Standard machen
5. Alle Punkte einhalten und verbessern

1. Schritt: Sortiere aus

Eine 5S Aktion startet immer mit dem 1. Schritt, dem Aussortieren.

Ordnung schaffen bedeutet, das Notwendige vom nicht Notwendigen zu unterscheiden und alles nicht Notwendige vom Arbeitsplatz zu entfernen. Stellen Sie sich die Frage, welche Dinge werden unbedingt am Arbeitsplatz benötigt?
Unnötiges Werkzeug, Papiere und Dokumente, Maschinen, fehlerhafte Teile werden aus dem Arbeitsbereich entfernt, eingelagert ggf. sogar verschrottet. Im Arbeitsbereich verbleiben nur die Dinge, die unmittelbar für die wertschöpfenden Tätigkeiten eines festgelegten Zeitraums (z. B.: 5 Tage) benötigt werden. Alles was ohne Nutzen für den Arbeitsprozess ist, muss gekennzeichnet und eliminiert werden.

Alles, was nicht in absehbarer Zeit verwendet wird bzw. verwendet wurde, ist auszusortieren. Im Zweifelsfall immer aussortieren!

Was nur selten benötigt wird, kann zur Seite gelegt und geordnet werden.

2. Schritt: Sichtbare Ordnung

Zur Aufrechterhaltung der geschaffenen Ordnung werden die für notwendig erachteten Arbeitsmittel in einwandfreien Zustand gebracht und zum Gebrauch an einem klar definierten Platz bereitgestellt. Alle Werkzeuge, Dokumente, Gestelle, etc., die im Arbeitsbereich verbleiben, werden so gelagert, dass sie jederzeit verwendbar sind. Jeder Gegenstand sollte griffbereit an seinem definierten Platz aufbewahrt werden. Überlegen Sie sich, welche Dinge beschriftet werden müssen.

Jedoch nicht nur Werkzeuge, sondern auch Wege, Pufferlager etc. sind so zu kennzeichnen, dass eine Überbelegung oder ein Verstellen nicht mehr möglich ist. Jedes Werkzeug hat eine Adresse, jedes Lager hat seine zugewiesene Maximalkapazität.

3. Schritt: Sauber halten

Nachdem alle unnützen Dinge vom Arbeitsplatz entfernt und die verbliebenen Dinge ordnungsgemäß verstaut sind, werden sie in regelmäßigen Abständen gereinigt und gewartet. Der geordnete Arbeitsplatz einschließlich aller Maschinen und Werkzeuge ist sauber und ordentlich zu halten. Der Reinigungsplan bestimmt:

• Wer was wann wie reinigt
• Verantwortlichkeit für die Durchführung
• Definierte Zeiten zur Reinigung
• Regeln zur Arbeitssicherheit
• Methoden der Überprüfung / Kontrolle

4. Schritt: Standards schaffen

Nur durch geschaffene Standards kann gewährleistet werden, dass ein einmal erarbeitetes Niveau auch gehalten wird und nicht durch „Ausruhen auf den Lorbeeren“ sehr schnell wieder abfällt. Dafür müssen verbindliche Regeln festgelegt werden. Arbeitsvorschriften und Arbeitsstandards müssen klar definiert und konsequent von allen Mitarbeitern eingehalten werden.

Standards sollten zum Beispiel für Rüstvorgänge, Maschineneinstellparameter, Reinigungspläne, Inspektionspläne, Arbeitsanweisungen und Materialbereitstellung definiert sein. Überprüfen Sie, ob Arbeitsanweisungen und sonstige Aushänge auf dem neusten Stand sind.

5. Schritt: Selbstdisziplin leben

Regeln, Verhaltensweisen und Standards sind von allen Mitarbeitern einzuhalten. Nach der Einführung und der regelmäßigen Anwendung von den ersten 4 Schritten müssen Sie dafür sorgen, dass der erreichte Zustand erhalten bleibt. Hierfür wird die Durchführung der einzelnen 5S-Schritte kontrolliert und bewertet. Führen Sie hierzu regelmäßige 5S Audits durch. Definieren Sie bei Abweichungen Maßnahmen und verfolgen Sie diese. Visualisieren Sie die Ergebnisse z. B. am KVP Board. Definierte Standards sollten kontinuierlich verbessert werden, nutzen Sie hierfür die KVP Runde.

Vor- und Nachteile #

Die 5S Methode bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Effizienzsteigerung: Die 5S Methode ermöglicht eine optimierte Arbeitsumgebung, die die Produktivität steigert und den Arbeitsfluss verbessert.
• Kosteneinsparung: Durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung können Kosten gesenkt und Ressourcen effizienter genutzt werden.

• Sicherheit am Arbeitsplatz: Eine saubere und gut organisierte Arbeitsumgebung trägt zur Verbesserung der Arbeitssicherheit bei und reduziert Unfälle und Verletzungen.

Es gibt jedoch auch einige Herausforderungen und potenzielle Nachteile bei der Einführung der 5S Methode:

• Zeitaufwand: Die Einführung der 5S Methode erfordert Zeit und Engagement von allen Beteiligten und kann nicht über Nacht erreicht werden.
• Kulturelle Veränderungen: Die Umsetzung der 5S Methode erfordert eine kulturelle Veränderung in der Arbeitsweise und Arbeitskultur, was auf Widerstand stoßen kann.
• Langfristige Aufrechterhaltung: Damit die Verbesserungen nachhaltig sind, ist eine kontinuierliche Selbstdisziplin und Standardisierung erforderlich.

Selfconsulting Tipps #

Hier sind einige Selfconsulting Tipps, die bei der Einführung und Anwendung der 5S Methode hilfreich sein können:

1. Führungskräfte als Vorbild: Führungskräfte sollten die Einführung der 5S Methode unterstützen und als Vorbilder fungieren. Das heißt, dass auch eine Führungskraft Müll aufhebt der am Boden liegt oder mal den Besen in die Hand nimmt.
2. Mitarbeiterbeteiligung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in den Prozess ein, um ihre Ideen und Erfahrungen zu nutzen und ihr Engagement zu fördern.
3. Zonen und Vorgehensmodell festlegen: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Ihren Bereich in Zonen aufteilen, legen Sie Verantwortliche je Zone fest und planen Sie gemeinsam, ob Sie sequentiell vorgehen möchten oder mit allen Zonen gleichzeitig starten wollen.
4. Vorher- Nachher Bilder: Zum die Erfolge sichtbar zu machen, erstellen Sie auf jeden Fall vorher und nachher Bilder der verschiedenen Zonen. Die Bilder können Sie dann auch für Schulungszwecke verwenden.
5. Kontinuierliche Verbesserung: Implementieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, um die Anwendung der 5S Methode langfristig aufrechtzuerhalten. Führen Sie regelmäßig 5S-Audits durch und stellen Sie sicher, dass neue Standards dokumentiert und an alle kommuniziert werden.

Einzelnachweise #

1. Hirano, H. (1996). 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation. Productivity Press.
2. Hiroyuki, H., Furutani, K., & Hirano, H. (2016). 5S for Operators: 5 Pillars of the Visual Workplace (For Your Organization!). CRC Press.
3. Monden, Y. (2011). Toyota Production System: An Integrated Approach to Just-In-Time. CRC Press.