Definition und Zielsetzung Prozessmanagement #

Prozessmanagement, auch Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Management (BPM) genannt, ist die Planung, Durchführung, Steuerung sowie die Optimierung von Prozessen in einem Unternehmen. Prozesse sind miteinander verbundene Aufgaben, die zur Erstellung von Leistungen dienen, die aus den Unternehmenszielen hervorgehen. Das Prozessmanagement hat die Zielsetzung die gesamte Wertschöpfungskette vom Kunden bis zum Lieferanten effizient zu gestalten und Verschwendungen zu vermeiden.

Die Ziele, die mit Prozessmanagement erreicht werden sollen:

• Kundenorientierte, flexible Prozesse
• Hohe Produktivität
• Kurze Durchlaufzeiten und Taktzeiten
• Kostengünstige Produktion
• Hohe Qualität

Prozessmanagement Methoden #

Es gibt verschiedene Methoden die zur Prozessoptimierung eingesetzt werden können. Man unterscheidet dabei zwischen den fundamentalen Methoden wie z. B.  die Business-Process-Reengineering (BPR) Methode, die ein radikales Überprüfen und Neugestalten der Prozesse im Fokus hat und die sukzessiven Methoden aus dem Lean Management, die die kontiuierliche Verbesserung der Prozesse in kleinen Schritten anversiert.

Bei der Einführung von Prozessmanagement ist zu berücksichtigen, dass dies tiefgreifende Auswirkungen auf die Unternehmenskultur sowie das Führungsverständnis hat. Des weiteren entstehen neue Anforderungen an die technische Infrastruktur (z. B. IT-Systeme).  Daher ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeiter bei den Veränderungen aktiv eingebunden und beteiligt werden, um später ein breites Verständnis und vorallem eine nachhaltige Verankerung in der Unternehmenspraxis erzielt werden kann.

Vorgehensweise Prozessaufnahme / Dokumentation von Ist-prozessen #

1. Erstellung einer Prozesslandkarte

Vorbereitend zur Prozessaufnahme und Dokumentation der Ist-Prozesse erstellt man eine Prozesslandkarte als Planungshilfsmittel. Hierbei werden die Kernprozesse, die direkt zur Wertschöpfung beitragen, sowie die Unterstützungsprozesse definiert.

2. Auswahl der Methode zur Geschäftsprozessmodellierung

Im nächsten Schritt muss die Methode der Geschäftsprozessmodellierung festgelegt werden. Für die Prozessmodellierung gibt es sogenannte Notationen, das heißt wie Prozesse und Abläufe grafisch dargestellt werden. Die am häufigsten in der Praxis angewandeten Methoden sind Business Process Model and Notation (BPMN), Swimlane-Diagramme, Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) und Wertstromanalyse und -design.

3. Entwicklung eines Prozesssteckbriefes 

Der Prozesssteckbrief beinhaltet den eindeutigen Namen des Prozesses, den Prozessverantwortlichen in der Organisationsstruktur, Schnittstellen des Prozesses, den Input und Output des Prozesses, den exakten Start- und Endpunkt des Prozesses (SIPOC Diagramm) sowie die Prozesshaltbarkeit.

4. Prozessaufnahme durchführen 

Die Prozessaufnahme kann über Interviews oder in einem Workshops vorgenommen werden. Es empfiehlt sich die Prozesse zuerst klassisch an einer Moderationswand  zu dokumentieren, bevor sie später in ein Tool wie z.B. Visio übernommen wird.

5. Öffentliche Prozessdebatten initiieren und moderiern 

Um die Datengenauigkeit zu erhöhen werden nach der Prozessaufnahme Debattierwände in den Fachabteilungen aufgestellt. Dort finden moderierte Verbesserungworkshops statt, um mögliche fehlende Prozessschritte zu identifizieren.

6. Dokumentation der Prozesse

Die Prozesse werden dann nach dem Feedback der Fachabteilungen unter Verwendung einer Geschäftsprozess­modellierungsmethode wie z. B. BPMN  elektronisch dokumentiert.

7. Erstellung eines Prozesshandbuches

Die dokumentierten Prozesse werden in einem Prozesshandbuch zusammen gefasst. Die Handbuchstruktur basiert auf der Prozesslandkarte. Des weiteren beinhaltet das Prozesshandbuch die ausgewählten Methoden des Prozessmanagements, die im Unternehmen zur Anwendung kommen.  In diesem Zuge sollte auch ein Kommunikations- und Schulungsstandard entwickelt werden.

Sind die Prozesse aufgenommen und dokumentiert entstehen meist schon erste Effizienzsteigerungen hinsichtlich Zeit, Qualität und Kosten, da bereits bei der Prozessaufnahme Verbesserungspotenziale identifziert werden.

Jedoch sollten die Prozessdokumentation nicht der Abschluss sein, sondern es sollte systematisch an der Verbesserung der Prozesse und Abläufe gearbeitet werden und Verschwendungen eleminiert werden.

Prozessoptimierungen #

Prozesse sollten systematisch hinsichtlich Schnittstellen, Wartezeiten, Suchzeiten, unnötigen Bewegung analysiert werden. Häufig sind hohe Kosten Anlass Prozessoptimierungen durchzuführen. Hierbei können bestehende Prozesskostenrechungen herangezogen werden, um die Kostentreiber zu identifizieren.

Aus den Prozessoptimierungen, die nach einem standardisierten Prüfschema identifiziert werden können, werden dann Soll Prozesse abgeleitet. Für die Soll Prozess wird die Prozessdurchlaufzeit ermittelt, um quantifizierbare Bewertungsparameter zur Ermittlung von Verbesserungspotenziale zu gewinnen. Bei der Prozessanalyse werden Prozesse in Nutzleistung, Stützleistung, Blindleistung und Fehlleistung unterteilt.

Zusammen mit der Fachabteilung wird eine Reihenfolge zur Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen festgelegt. Die Umsetzung der Maßnahmen müssen dann systematisch nachverfolgt werden, um dann im Anschluss eine Erfolgsbewertung durchführen zu können.

Einzelnachweise #

• BPM Institute: https://www.bpminstitute.org/
• International Organization for Standardization (ISO): https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html